Στους επιστημονικούς κύκλους γραφειοκρατία καλείται ο τύπος της οργάνωσης που έχει σχεδιαστεί για να επιτελεί διοικητικό έργο μεγάλης κλίμακας, με το να συντονίζει συστηματικά και προγραμματισμένα την εργασία πολλών ατόμων. Πρόκειται για τρόπο οργάνωσης όπου η διαδικασία δράσης και λήψης αποφάσεων ακολουθεί αυστηρά καθορισμένους τύπους, κανόνες και τη νομοθεσία. Ο οργανισμός είναι δομημένος ιεραρχικά, με πυραμιδοειδή δομή, σε απρόσωπη βάση, όπου το κάθε μέλος έχει συγκεκριμένα καθήκοντα (αυστηρός καταμερισμός αρμοδιοτήτων) και αναφέρεται σε συγκεκριμένο προϊστάμενο. Πατέρας του γραφειοκρατικού τρόπου οργάνωσης θεωρείται ο Γερμανός κοινωνιολόγος, νομικός και πολιτικός Max Weber, (1864-1920).
Ορθολογικός τρόπος οργάνωσης η γραφειοκρατία που πήρε αρνητικό περιεχόμενο
Με πιο απλά λόγια πρόκειται για ένα ορθολογικό τρόπο οργάνωσης τον οποίο δεν ακολουθούν μόνο οι δημόσιες διοικήσεις αλλά και όλοι σχεδόν οι μεγάλοι ιδιωτικοί οργανισμοί (τράπεζες, πανεπιστήμια, πολυεθνικές επιχειρήσεις, κλπ), με πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Στις μέρες μας ο όρος γραφειοκρατία χρησιμοποιείται με αρνητικό περιεχόμενο σε παγκόσμια κλίμακα, με στόχο να ασκηθεί κριτική, κυρίως στις κρατικές υπηρεσίες, των οποίων οι διαδικασίες χαρακτηρίζονται από υπερβολική πολυπλοκότητα, χαρτοβασίλειο, αδιαφάνεια, νομικισμό, αναποτελεσματικότητα, αυθαιρεσία, με αποτέλεσμα να προκαλείται καθυστέρηση ή αδράνεια στο έργο της διοίκησης.
Στην κοινή γνώμη η λέξη «γραφειοκρατία» έχει καθιερωθεί σαν ένας όρος που εκφράζει την κακή εφαρμογή της εξουσίας, που θυσιάζει την ουσία για τους τύπους, που λειτουργεί με αυθαιρεσία, που ταλαιπωρεί τους πολίτες με καθυστερήσεις, αφού ο φάκελος «ταξιδεύει» από γραφείο σε γραφείο, για μελέτη, εξέταση και υπογραφές.
Ότι ο δημόσιος τομέας παρουσιάζει προβλήματα και δυσκαμψία και χρειάζεται συνεχή εκσυγχρονισμό, βελτίωση των διαδικασιών του και του προσωπικού του είναι γεγονός αναντίλεκτο. Το ότι θα πρέπει να εντάσσει και χρησιμοποιεί τις πρακτικές του σύγχρονου μάνατζμεντ, επίσης, είναι αναντίλεκτο. Από την άλλη όμως, δεν μπορεί να εργάζεται με την ευελιξία μιας μικρής ιδιωτικής επιχείρησης, διότι οι αρχές της νομιμότητας, της διαφάνειας, της λογοδοσίας, της αιτιολογίας των διοικητικών πράξεων και άλλων αρχών δημόσιας διοίκησης, θέτουν περιορισμούς στη δράση της δημόσιας διοίκησης, προκαλούν καθυστερήσεις και βέβαια αυξημένο κόστος.
Δεν υπάρχει κρατικός μηχανισμός που λειτουργεί τέλεια, ή που με καλύτερο προγραμματισμό, έλεγχο και καλύτερη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού, της τεχνολογίας, των μηχανημάτων και των πόρων δεν μπορεί να μειώσει τα έξοδά του και παράλληλα να αυξήσει την αποδοτικότητά του. Αυτό βέβαια δεν είναι απλό. Γιατί; Διότι δεν νομίζω να μας άρεσε ένας δημόσιος λειτουργός να έχει την ευχέρεια να αγοράζει προϊόντα και υπηρεσίες κατά βούληση, ούτε να προσλαμβάνει, προάγει και μεταθέτει υπαλλήλους, επίσης, κατά βούληση, ή να θέτει σε λειτουργία προγράμματα δημόσιας πολιτικής ή οι πράξεις του να μην ελέγχονται από το διοικητικό δικαστήριο ή τις άλλες αρχές εξέτασης ιεραρχικών προσφυγών. Αυτό που δεν μας αρέσει όμως έχει κόστος.
Αυστηρά κανονιστικό το περιβάλλον της δημόσιας διοίκησης
Η δημόσια διοίκηση δεν έχει ως κύριο σκοπό την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα, αλλά την αντικειμενική εφαρμογή του νόμου, την εξυπηρέτηση των πολιτών και την προαγωγή του δημοσίου συμφέροντος. Το θεσμικό περιβάλλον της Δημόσιας Διοίκησης. είναι, ένα περιβάλλον κανονιστικό, το οποίο περιλαμβάνει νομικούς κανόνες, που δεσμεύουν όλα τα κρατικά όργανα. Το κανονιστικό αυτό πλαίσιο περιλαμβάνει το σύνολο των συνταγματικών επιταγών, τους κανόνες του κοινοτικού και του διεθνούς δικαίου, που εφαρμόζονται στην εσωτερική έννομη τάξη, καθώς και τους λοιπούς κανόνες δικαίου που θεσπίζονται από τη Βουλή. Η απόλυτη υποταγή των διοικητικών οργάνων στους κανόνες αυτούς είναι αδιαπραγμάτευτη, αποτελεί δε τον θεμελιακό πυρήνα των σχέσεων που αναπτύσσει η Δημόσια Διοίκηση με το θεσμικό περιβάλλον της. Οι αρχές της νομιμότητας, της διαφάνειας, της λογοδοσίας, της αιτιολογίας των διοικητικών πράξεων και άλλων αρχών δημόσιας διοίκησης, θέτουν περιορισμούς στη δράση της, προκαλούν καθυστερήσεις και βέβαια αυξημένο κόστος.
Από την άλλη δεν πρέπει να αφήνεται, με πρόσχημα των πιο πάνω δεσμεύσεων, να «πνίγεται» στις διαδικασίες και να καθίσταται αναποτελεσματική. Σήμερα, μάλιστα που η τεχνολογία είναι τόσο προχωρημένη, θα πρέπει και η Δημόσια Διοίκηση να εστιάζει την προσοχή της και στην αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα. Και ακριβώς πολλά από τα μειονεκτήματα της γραφειοκρατίας δεν καταπολεμούνται ούτε με τη μείωση του ρόλου του κράτους, ούτε με τις ιδιωτικοποιήσεις, ούτε με την κατάργηση της μονιμότητας, των δημόσιων λειτουργών που εισηγούνται μερικοί, αλλά με καλύτερο μάνατζμεντ των υποθέσεων τους και μεγαλύτερη αξιοποίηση της τεχνολογίας.
Η ηλεκτρονική διακυβέρνηση (e–government) λύνει πολλά προβλήματα
Η Δημόσια Διοίκηση θα πρέπει να βρει τον τρόπο να ισορροπεί μεταξύ του αυστηρού νομοθετικού πλαισίου που την διέπει και της εφαρμογής των σύγχρονων οργανωτικών μεθόδων, των σύγχρονων θεωριών και πρακτικών μάνατζμεντ, με επίκεντρο τη διοίκηση με στόχους, την αναδιοργάνωση, την αξιοκρατική επιλογή προσωπικού, το κοινό πλαίσιο αξιολόγησης κ.α.
Η καλύτερη λύση, όπως έχει ήδη αποδείξει η ζωή είναι η εφαρμογή της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (e-government)
Η Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση ορίζεται ως η αξιοποίηση των Τεχνολογίας, Πληροφορίας και Επικοινωνίας (ΤΠΕ) στη δημόσια διοίκηση, σε συνδυασμό με οργανωτικές αλλαγές και νέες δεξιότητες του προσωπικού, για την παροχή υπηρεσιών μέσω του Internet και άλλων δραστηριοτήτων που βασίζονται ή σχετίζονται με το Internet, όπως είναι οι ηλεκτρονικές διαβουλεύσεις».
Σκοπός της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης είναι η μέσω του ίντερνετ γρηγορότερη, φθηνότερη και καλύτερη εξυπηρέτηση του πολίτη και των επιχειρήσεων, η βελτίωση των δημόσιων υπηρεσιών μέσω της μείωσης του γραφειοκρατικού φόρτου, η μείωση της διαφθοράς, καθώς και η ενίσχυση των δημοκρατικών διαδικασιών και των διαδικασιών στήριξης των δημόσιων πολιτικών.
Παρόλο που η Κύπρος έχει κάνει σημαντική πρόοδο τα τελευταία χρόνια στον τομέα αυτό και έχει καταβάλλει αξιόλογες προσπάθειες δεν έχει καταφέρει ακόμα να φτάσει το επίπεδο αρκετών άλλων χωρών της Ευρώπης και στις αξιολογήσεις της Ε.Ε παρουσιάζεται στις τελευταίες θέσεις, ενώ επίσης ο μισός πληθυσμός δεν έχει ψηφιακές δεξιότητες. Παρόλα αυτά όμως πολλές υπηρεσίες προσφέρονται σήμερα ηλεκτρονικά, κάτι που συμβάλλει στη μείωση του διοικητικού φόρτου και βοηθά στην εξοικονόμηση σημαντικών πόρων τόσο του δημοσίου όσο και των πολιτών και των επιχειρήσεων.
